Dynamický nákupní systém


Menu stránky

Dynamický nákupní systém na zajištění služeb cloud computingu

Využívání cloudových služeb celosvětově roste. Tento trend je způsoben výhodami, které cloud computing svým zákazníkům nabízí:

  • Přenos odpovědnosti za vývoj, provoz a podporu aplikací na poskytovatele
  • Snížení potřeby hardware, zákazníkovi postačí koncové stanice (notebooky, mobily)
  • Možnost přístupu k datům a aplikacím odkudkoliv a kdykoliv, což zvyšuje efektivitu práce
  • Snižování provozních nákladů aplikací díky úsporám z rozsahu (průzkumy uvádějí průměrné úspory od 20 % výše)
  • Snadné škálování výpočetních zdrojů podle aktuálních potřeb (počet uživatelů, objem zpracovávaných dat apod.), náklady na straně zákazníka jsou operativního typu a obvykle se hradí měsíčně dle objemu využívaných služeb
  • Zvýšení bezpečnosti provozu aplikace oproti on-premise provozu, a to zejména u malých zákazníků (např. uložením dat ve dvou lokalitách, kvalitními opatřeními proti kybernetickým útokům)

Pokud orgán veřejné správy chce využívat pro provoz svých informačních systémů veřejné správy cloud computing, musí se řídit zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. Od 1. 1. 2024 je nutné využívat pro provoz těchto informačních systémů pouze cloudové služby uvedené v katalogu cloud computingu, který spravuje Digitální a informační agentura. Tento katalog zahrnuje seznam ověřených a schválených služeb splňujících bezpečnostní a technické požadavky dané legislativou.

Digitální a informační agentura zavedla v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek dynamický nákupní systém, který umožňuje OVS snadné a transparentní pořízení cloudových služeb typu Software as a Service (SaaS). Příkladem SaaS jsou:

  • Elektronická spisová služba ke správě a archivaci dokumentů
  • Informační systémy pro komunikaci a poskytování služeb občanům
  • Portálová řešení pro online podání podle zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby
  • Finanční a účetní systémy
  • Geografické informační systémy (GIS) pro správu a analýzu geografických dat

Výhod dynamického nákupního systému mohou využívat i obce. Systém zajišťuje transparentní a otevřený proces výběru dodavatelů, což umožňuje rychleji a účinněji získat potřebné služby bez zbytečného prodlení. K dispozici jsou vzorové smlouvy pro dílčí zakázky, takže obce nemusí mít obavy z právních a administrativních komplikací. Stačí definovat potřebné funkcionality aplikací, potřebné objemy dat a využít textace připravené smlouvy. Administraci zakázky provede Digitální a informační agentura. Na konci procesu stačí pouze podepsat smlouvu s vybraným dodavatelem.

Tímto způsobem lze přejít na moderní cloudová řešení, která zlepšují správu a poskytování služeb občanům i uvnitř úřadu.

Pro více informací kontaktujte egc@dia.gov.cz.

Vzorová smlouva

Smlouva o zavedení a poskytování služeb cloud computingu, včetně příloh: zdezde.

Plnění ze Smlouvy je dodáváno ve dvou fázích. Nejprve proběhne zavedení služby (implementace) a následuje kontinuální poskytování služeb.

  1. Zavedení služby (implementace) proběhne ve třech krocích:
    1. Plán implementace (dohoda Objednatele a Poskytovatele o tom, jak budou při zavedení služby postupovat, jakou součinnost si vzájemně poskytnou).
    2. Provedení implementace.
    3. Akceptace implementace (Poskytovatel prokáže, že služba je funkční a Objednatel ji může začít používat v běžném provozu).
  2. Poskytování Služeb
    1. Služby cloud computingu (kromě několika výjimek – bezpečnostní úrovně, typu SLA, sankce, odpovědnost – se budou řídit všeobecnými obchodními podmínkami (dále jen „VOP“) Materiálního poskytovatele, tj. toho, kdo službu jako takovou vytvořil a poskytuje ji, ne toho, kdo ji prodal).
    2. Rozšířené služby Poskytovatele zahrnují realizaci zejm. změnových, rozvojových a jiných požadavků nezahrnutých ve Službách cloud computingu.

Struktura Smlouvy

Hlavní dokument obsahuje vlastní text Smlouvy a Přílohy č. 1 a 5-8.

Obrázek - Struktura smlouvy

Smlouva je navržena tak, aby byly všechny parametry, které definují konkrétní zakázku a mohou se zakázku od zakázky lišit, v přílohách Smlouvy. Snahou je, aby Smlouvu bylo možno přizpůsobit požadavkům konkrétního Objednatele, aniž by bylo třeba měnit tělo Smlouvy.

Příloha č. 2 je samostatným dokumentem. Obsahuje požadavky Objednatele na předmět smlouvy a případně i jeho specifické požadavky např. počty uživatelů v jednotlivých rolí, rozsah požadavků na školení, objemy přenášených a uložených dat, rozsah modulů služby, které chce Objednatel používat, požadovanou bezpečnostní úroveň služby, požadovanou minimální dostupnost, případně požadovanou minimální odezvu Poskytovatele na hlášení problémy nebo požadavky.

Obsah Přílohy č. 2 vyplní Objednatel už ve fázi přípravy veřejné zakázky, tedy v roli Pověřujícího zadavatele. Takto vyplněná Příloha č. 2 se stane nejprve přílohou smlouvy o Centrálním zadávání, kterou orgán veřejné správy pověří Digitální a informační agenturu zajištěním centrálního nákupu, a později v rámci dílčí veřejné zakázky pak i přílohou Smlouvy publikované v zadávací dokumentaci. Tuto smlouvu nakonec Objednatel s vítězným uchazečem jako Poskytovatelem podepíší. Struktura Přílohy č. 2 počítá i s tím, že Objednatel nebude chtít některá ustanovení hlavního těla Smlouvy využít. V části 2E Přílohy č. 2 „Zvláštní ujednání“ lze uvést, která ustanovení Smlouvy budou upravena odchylně či která se neuplatní, případně lze přidat specifická ustanovení požadovaná Objednatelem.

Dalšími samostatnými dokumenty budou Přílohy č. 3 „Specifikace Plnění – nabídka Poskytovatele“ a Příloha č. 4 „Cena“ obsahující ceník služeb Poskytovatele. Ostatní přílohy jsou spolu s tělem Smlouvy uloženy v jednom wordovém dokumentu.

Komentář k některým ustanovením Smlouvy

  1. Smlouva je použitelná jak pro plnění po dobu určitou, tak pro plnění na dobu neurčitou se závazkem Objednatele po definovanou dobu služby odebírat (nedojde-li k situaci, na základě které lze smlouvu vypovědět nebo od ní odstoupit).
  2. Smlouva se nesnaží vymáhat určitý způsob splnění legislativou předepsaných podmínek, ale vychází z toho, že Poskytovatel bude předepsané podmínky plnit na základě svých obchodních podmínek nebo obchodních podmínek toho, jehož službu přeprodává, protože má povinnost splnit podmínky poskytování služeb cloud computingu předepsané legislativou (viz pozn.níže). Jinak není oprávněn cloudové služby orgánu veřejné správy provozujícímu informační systém veřejné správy nabízet.
  3. Dalším předpokladem, ze kterého Smlouva vychází, je to, že Implementace služby bude jednoduchý a krátký projekt. Ve Smlouvě nemusí být upraven způsob, jak bude řízen, jak bude akceptována analýza a jednotlivá dílčí plnění atd., ale dává smluvním stranám volnost se na průběhu a pravidlech řízení Implementace dohodnout na jejím začátku.
  4. Ve smluvních ujednáních o ochraně osobních údajů se vychází z podmínek smlouvy o zpracování osobních údajů Poskytovatele, ale v Příloze č. 7 jsou nastaveny minimální podmínky, kterým musí taková smlouva vyhovovat. Nejsou-li podmínky uvedené v Příloze č. 7 splněny, může být účastník výběrového řízení vyloučen, a bude-li tato skutečnost zjištěna později, jedná se o důvod pro odstoupení od Smlouvy.
  5. Smlouva obsahuje ustanovení o tzv. „Vyhrazené změně závazků“, tj. popisuje situace, které mohou během plnění nastat, a mění podmínky nebo rozsah poskytovaných služeb. Nastanou-li okolnosti, které článek předpokládá, předepisuje Smlouva postup, jak se s danou změnou vypořádat. Toto ustanovení umožní Objednateli rozšířit rozsah používaných služeb o služby nově vytvořené, o služby nahrazující služby, které používal a Poskytovatel je přestal podporovat, nebo o služby, které Poskytovatel má na ceníku a Objednatel je z důvodů nějaké změny začne používat, přestože je dříve nepoužíval.
  6. Smlouva upravuje i situace, kdy dojde ke změnám ceníku Poskytovatele služeb.

Pozn. Zejména vyhláškou č. 190/2023 Sb., o bezpečnostních pravidlech pro orgány veřejné moci využívající služby poskytovatelů cloud computingu a vyhláškou č. 316/2021 Sb., o některých požadavcích pro zápis do katalogu cloud computingu

Proces zadání veřejné zakázky v dynamickém nákupním systému

Role

Digitální a infomační agentura (dále jen „DIA“) je v daném dynamickém nákupním systému (dále jen „DNS“) v roli centrálního zadavatele. To znamená, že se na DIA může obrátit kterýkoli zadavatel ze státní správy s požadavkem na pořízení služeb třídy SaaS .

V procesu zadávání veřejné zakázky (dále jen „VZ“) v DNS vystupují tři hlavní role.

  • Centrální zadavatel[viz pozn. níže]– DIA
  • Pověřující zadavatel – zadavatel, pro něhož má být centrální zadávání provedeno. Pověřující zadavatel je orgán veřejné správy (dále „OVS“), který na základě smlouvy o centrálním zadávání, pověří DIA realizací zadávacího řízení veřejné zakázky, jejímž předmětem je zajištění služeb cloud computingu kategorie SaaS.
  • Poskytovatel – vybraný dodavatel, se kterým bude uzavřena Smlouva. Protože se Smlouva uzavírá na poskytování služeb, je v ní tento dodavatel označován jako Poskytovatel.

Proces zadávání

DIA bude v roli Centrálního zadavatele na základě pověření jednoho nebo více Pověřujících subjektů a v rámci již zavedeného DNS zajišťovat výběr dodavatele služeb cloud computingu na základě výzev pro podání nabídek postupem dle § 141 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávaní veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“), a to svým jménem a na účet Pověřujícího zadavatele nebo na účet více Pověřujících zadavatelů. Výhodou centrálního zadání, které sdruží v jednom zadávacím řízení požadavky na nákup služeb SaaS od více pověřujících zadavatelů, je kromě jiného i to, že při větším objemu nakupovaných služeb lze dosáhnout výhodnější ceny a sníží se administrativní náročnost celého procesu – místo N VZ jen jedna VZ, Poskytovatel nevytváří N nabídek, ale jen jednu nabídku.

[Pozn.] § 9 odst. 1 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek

Obrázek - Zadání zakázky v DNS

Vzorová smlouva – komplexní projekty

Pro projekty s náročnější implementací, kdy zadavatel chce uplatnit více individuálních požadavků na dodávku poptávané služby, má Digitální a informační agentura připravenu také vzorovou smlouvu. V tomto návrhu jsou podrobněji zpracovány oblasti jako řízení projektu, akceptace, autorská práva.

Vzorová smlouva je k dispozici pouze na vyžádání. Pro více informací kontaktujte egc@dia.gov.cz.