3. srpna 2023
Vláda se chystá konečně dohnat mnoho dalších evropských zemí a výrazně zdigitalizovat státní správu. Všechny digitalizační projekty jsou od dubna pod jednou střechou, a to pod nově vzniklou Digitální a informační agenturou. Česká digitalizace probíhá již od devadesátých let a dosud bojuje s určitými nešvary. Jedním z nich jsou elektronické formuláře. Skutečné elektronické interaktivní formuláře jsou přitom jedním z klíčových prvků moderní a efektivní veřejné správy. I když jsou elektronické formuláře zmíněny více než stokrát v českých zákonech a vyhláškách, často není zcela jasné, co přesně zahrnuje pojem „elektronický formulář“.
Co tedy vlastně je elektronický formulář? Je to speciální typ strukturovaného dokumentu, který umožňuje uživatelům zadávat a odesílat data prostřednictvím webového rozhraní. Oproti běžným elektronickým dokumentům, jako jsou textové soubory nebo PDF, elektronické formuláře nabízejí interaktivitu a možnost předvyplňování dat. To je zásadní zejména pro automatizaci a zajištění správného vstupu strukturovaných dat.
V souladu se zákonem o právu na digitální službu mají elektronické formuláře v České republice umožňovat automatické předvyplňování dat na základě elektronické identity uživatele. To znamená, že formuláře by měly být schopné získat potřebné údaje ze základních registrů a interních systémů veřejných institucí. Tímto způsobem se minimalizuje námaha uživatelů při vyplňování formulářů a zajišťuje se přesnost dat.
Důležité je si uvědomit rozdíl mezi „elektronickým dokumentem“ a „elektronickým formulářem“. Zatímco elektronický dokument je digitálním záznamem informací, který slouží převážně k uchování a prezentaci dat, elektronický formulář je určen ke sběru dat od uživatelů prostřednictvím interaktivních prvků, jako jsou textová pole, tlačítka a menu. Elektronický formulář je tedy specifickým typem elektronického dokumentu, který slouží pro interakci s uživateli a získávání dat.
Správně navržený elektronický formulář, dostupný například na Portálu občana nebo na jiném komerčním portálu, přináší řadu výhod. Umožňuje vytvoření strukturované žádosti, předvyplnění dat, snadný vstup údajů, prokázání právních skutečností a záznam kontaktních údajů. To všechno přispívá k plynulému průběhu procesů a minimalizaci administrativní zátěže.
Pokud chce Česká republika srovnat krok se státy Evropské unie v digitalizaci, musí se naučit správné terminologii. Podle evropského Indexu digitální ekonomiky a společnosti (DESI) se Česká republika momentálně nachází ve druhé polovině tabulky mezi zeměmi Evropské unie. Jedním z hlavních faktorů, který nám snižuje skóre, jsou právě elektronické formuláře. Přizpůsobením se standardům a následováním příkladu ostatních zemí, bychom se mohli rychle posunout mezi přední desítku členských států EU.
Výhody digitalizace veřejných služeb jsou zřejmé – usnadňuje se život občanům, zvyšuje se efektivita státní správy a snižují se náklady. Elektronické formuláře jsou klíčovým krokem k dosažení těchto cílů. Je nezbytné, aby veřejné instituce v České republice zavedly moderní a uživatelsky přívětivé formuláře, které umožní snadnou a rychlou komunikaci mezi občany a státem. Pouze tímto způsobem můžeme dosáhnout skutečného pokroku v digitální transformaci veřejného sektoru.