Zákon 125/2024 Sb. kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony – účinnost od 1.7.2024
Základní body úpravy a vzešlé z mezirezortního řízení
- Registr zastupování je doplňkem stávajícího ekosystému zástupčího jednání – primárně je určen pro digitální služby
- Registr zastupování je fakultativní vůči orgánům veřejné moci – Orgán veřejné moci musí projevit vůli poskytovat digitální služby v zastoupení
- Vzory oprávnění – šablona „plné moci“. Plné moci mohou být sestavovány pouze na základě již schválených a publikovaných šablon
- Zůstává zachován krok uplatnění plné moci – pokud nebyla vůči úřadu ještě uplatněna, pak tento úřad nesmí prohlížet REZA, ani ji vyhledávat
- Výjimky jsou implicitní oprávnění k zastupování, která „uplatňuje“ Orgán veřejné moci v rámci úředního procesu
Jedná se o část Registru práv a povinností, která eviduje některá oprávnění k zastupování – viz šablony.
- Poskytuje referenční údaje o evidovaných oprávněních k zastupování
- OPRÁVNĚNÍ K ZASTUPOVÁNÍ – evidovaný vztah dvou osob z ROB/ROS, který popisuje právo zastupujícího jednat jménem zastupovaného vůči veřejné správě
- Doplněno Agendovým informačním systémem Registru zastupování
- Prostřednictvím tohoto AIS veškeré požadavky na zápis
- Udržuje historii
- Udržuje schválené vzory
- Udržuje vazbu osob k certifikátům pro elektronický podpis a pečeť za účelem identifikace držitele
Na současné praxi (procesní, právní) se nic nemění. Doplňuje se cesta digitální:
- Zvláště pro využití v čistě digitálním prostředí – portály
- Neexistuje digitalizace papírové plné moci, tj. již udělené platné papírové plné moci nadále platí a nebudou automaticky digitalizovány
- Umožňuje – doplňuje možnost občanům prokázat své oprávnění k zastupování i digitálně
Všechny procesní zákony a předpisy zůstávají v platnosti nepozměněné. Použití digitální plné moci je ze strany veřejnosti možnost nikoli povinnost. Konflikt „papírové“ plné moci a digitální odpovídá situaci, jako když jsou předloženy dvě konfliktní „papírové“ plné moci. Nevzniká tedy nová možnost konfliktu.
Právní postavení evidovaného oprávnění k zastupování – jde o referenční údaj. Orgán veřejné moci ho tedy může využít bez dalšího ověřování platnosti údajů, které jsou na něm uvedeny. Pokud orgán veřejné moci má informace o tom, že by mohl být chybný, pak postupuje jako s jakýmkoli jiným referenčním údajem – reklamace.
Orgán veřejné moci není oprávněn vyhledávat existenci explicitního oprávnění k zastupování bez toho, že by bylo uplatněno zastupovaným či zastupujícím. Tedy ačkoli jde o referenční údaj, do okamžiku uplatnění se jím OVM neřídí („neví o něm“).
Úředník může záznam v REZA použít pouze v souladu se zákonem 111/2009 o základních registrech §52 odstavec (6). Při využití tedy uvádí důvod/účel využití údajů. Prakticky tedy v případech, kdy NENÍ procesním předpisem předepsáno uplatnění plné moci (jednání na základě oprávnění typu rodič/dítě, jednatel/firma) může úředník nahlížet do REZA při provádění úředního procesu. V případě, že je uplatnění požadováno může úředník do REZA nahlížet až v okamžiku, kdy zastupující plnou moc uplatňuje.
Praktické provedení znamená, že například úředník potřebuje při řešení úředního postupu zjistit, kdo je insolvenčním správcem dané právnické osoby. Úředník za tímto účelem nahlédne do REZA s uvedením Č.j. jako důvodu/účelu. Druhým případem je, že se na přepážku dostaví osoba, která chce jednat za své dítě. Úředník nahlédne do REZA s uvedením účelu – očekávané jednání – a ověří identifikaci dítěte. Nemusí pak vyžadovat od jednající osoby žádné doložení vztahu k dítěti a doložení údajů o dítěti jako je rodný list a podobně.
Co musí každý úřad udělat
- Provést si revizi služeb nabízených na svých portálech i na přepážkách. Úřady, jejichž činnosti jsou vykonávány v přenesené působnosti mají tuto zodpovědnost i vůči této přenesené působnosti
- Vyhodnotit, zda je potřeba připravit nové šablony implicitních (zajišťuje DIA) a explicitních (zajišťuje úřad) oprávnění k zastupování. K vytváření šablon je určen výše uvedený web AIS REZA, pokusy lze provádět v testovacím prostředí REZA AIS (gov.cz)
- Vytvořit potřebné šablony explicitních oprávnění a opublikovat ji v AIS REZA
- Provést technické připojení svých portálů na služby REZA a ASI REZA (viz dokumentace v portálu AIS REZA po přihlášení pomocí JIP)
- Upravit řešení svých portálů tak aby
- Umožnily přihlášené osobě zvolit zastoupení, ve kterém chtějí pracovatPoskytovat čerpání služeb v zastoupení (Je nutné správně evidovat kdo fyzicky vykonává a za koho – údaje zastoupeného jsou čerpány například do předvyplnění formulářů.)
- Ideálně umožnit přihlášené osobě vytvořit „Plnou moc“ – tedy chci někoho pověřit, aby za mne tuto službu vyřídil
- Pokud již nyní úřad provozuje nějakou formu „Mandátního registru“ pak ji musí napojit na REZA
- Do centrálního řešení zapisuje údaje o udělení oprávnění v rozsahu zákona 111/2009. Vlastní další specializaci oprávnění zapisuje do položky „Objekt omezení“ či volné textové položky
Videonávody
Zobrazení oprávnění k zastupování úředníkem
Hromadné přidání rolí uživatelů – úředníků lokálním správcem JIP
Odpovědi na nejčastější dotazy
- K čemu REZA slouží?
REZA poslouží občanům k tomu, aby nemuseli nosit na úřad doklady svého dítěte, papírovou plnou moc nebo dítě vodit s sebou, pokud potřebují vyřešit jakoukoliv životní situaci s úřadem veřejné správy.
Taktéž ušetří čas úředníkovi, který již nebude muset plnou moc po občanovi vyžadovat a bude schopen si sám rychle ověřit, kdo je zákonným zástupcem dítěte.
- Kdy se náš úřad může připojit do REZA?
Odpověď na otázku je velmi jednoduchá v případě osobního jednání s občany. Po přihlášení úředníka k REZA AIS (gov.cz) v příslušné roli – viz manuál dostupný bez přihlášení – může úředník vyhledat existenci plné moci občana, který se dostavil na úřad k osobnímu jednání. Vždy je však nutné uvést důvod/účel takové akce – úředník si nemůže „prohlížet“ Registr zastupování bezdůvodně.
Primárním cílem je však využití procesů zastupování v informačních systémech úřadu a jeho portálech. Zde je již nutné napojení příslušných informačních systémů na služby referenčního rozhraní – viz dokumentace REZA AIS (gov.cz) dostupná po přihlášení pomocí JIP – a zavedení odpovídajících procesů do uživatelského prostředí (obrazovek) úředníka či občana v případě portálů jednotlivých úřadů.
- Jaký je postup připojení úřadu do REZA?
Úřad především musí posoudit, ve kterých procesech a jak bude využívat REZA a až následně začít provádět potřebné procesní a technické úpravy. Musí tedy provést následující obecné kroky:
- Zkontrolovat své stávající procesy a určit, ve kterých bude podporovat zastupování a podle jakých vzorů
- Pro neexistující vzory explicitních oprávnění k zastupování (viz REZA AIS (gov.cz)) zahájit ve spolupráci s DIA práci na zavedení nového vzoru v případě, že je ohlašovatelem příslušné agendy či o toto požádat ohlašovatele agendy
- Ověřit ohlášení příslušné agendy (část Služby VS), zda jsou správně ohlášeny služby a jejich úkony tak, aby bylo možno definovat šablonu plných mocí. Zde je možné se inspirovat již zveřejněnými šablonami
- Upravit své informační systémy pro čerpání služeb referenčního rozhraní spojených s REZA. Dokumentace opět viz REZA AIS (gov.cz) po přihlášení.
- Upravit své portály tak, aby umožnily čerpání služeb v zastoupení
- Nabídnout přihlášenému uživateli služeb zvolit si možnost zastupování
- Nabídnout přihlášenému uživateli možnost zvolit vytvoření plné moci k čerpání služeb (ať už přímo na portálu úřadu nebo odkazem na portál správce agendy či Portál občana)
- Doplnit respektování čerpání služby v zastoupení do svých procesů v informačních systémech
- Uživatelem služby je vždy zastoupený, tedy osoba, za kterou je jednáno
- Doplnit informace o zastupujícím, tedy kdo činnost reálně provádí
- Napojení úřadu provozující svůj portál
- Revize procesů podporovaných portálem a určení, které z nich je možné využívat v zastoupení
- Revize ohlášení služeb a úkonů v RPP, zda lze podle jejich popisu sestavit smysluplné oprávnění k zastupování (jasné úkony, nechybí nějaký úkon atd)
- Definice šablony/šablon pro explicitní oprávnění k zastupování ve spolupráci s agenturou – dokument popisující šablonu a její „naklikání“ v AIS REZA
- Rozhodnutí, zda bude realizováno lokální řešení či pouze ad-hoc práce s centrálním řešením
- Úprava svých portálů a případná výstavba lokálního řešení
Na přepážce se může stát, že občan bude chtít uplatnit své oprávnění k zastupování dle zveřejněných šablon. Při práci úředníka
- Pro úředníky je od 1.7.2024 poskytnuto uživatelské rozhraní AIS REZA s přihlášením přes JIP/KAAS (CAAIS). Úředník pak může nalézt informaci o potřebném oprávnění k zastupování
- Jak DIA pomůže vašemu úřadu se připojit do REZA?
DIA poskytuje konzultační služby v oblastech:
- Čerpání služeb propojeného datového fondu, tedy i služeb REZA a AIS REZA
- Návrh architektury informačních systémů – systematické zavedení procesů v zastoupení
- Návrh šablon REZA – příprava a schválení nových šablon k vytváření plných mocí
- Jak připravit agendy úřadu, aby mohly využívat oprávnění zastupovat?
Tato činnost je rozdílná pro případy, kdy úřad je ohlašovatelem agendy a kdy působí v ohlášené agendě.
Ohlašovatel agendy musí provést revizi ohlášení Služeb veřejné správy pro příslušnou agendu a ověřit, že ohlášené služby a úkony je možné smysluplně zavést do příslušných šablon.
Ohlašovatel agendy musí vytvořit šablony pro oprávnění k zastupování, která budou použitelná vůči jeho agendě či určit, které existující šablony budou použitelné vůči jeho agendě.
Ohlašovatel agendy musí úřadům působících v jeho agendě poskytnout metodickou podporu k využívání REZA při výkonu jím ohlášených agend.
Úřad s působností v agendě musí upravit své informační systémy pro využívání služeb REZA a AIS REZA a provést technickou realizaci.
- Kdo může nahlížet do REZA?
Do REZA může zásadně nahlížet osoba na údaje, které se jí týkají. Tedy na plné moci, kde je v roli zastupovaného či zastupujícího.
Úředník (či portál nebo jiný AIS) může „nahlížet“ do REZA pouze v případech
- Implicitní oprávnění – v rámci úředního procesu je nutné určit, zda a kdo je oprávněn k zastupování osoby (například kdo je rodičem dítěte, o kterém je veden úřední proces)
- Explicitní oprávnění – pouze pokud bylo toto oprávnění uplatněno zastupujícím či zastoupeným (Například na portálu zvolil volbu „Uplatnit oprávnění k zastupování“ a vybral dané oprávnění k zastupování, které chce uplatnit.)
Kromě osob, kterých se týká určité explicitní oprávnění k zastupování, nesmí jiné osoby na tato oprávnění nahlížet bez udání důvod/účelu a bez toho, že by bylo toto oprávnění výslovně vůči danému úřadu uplatněno (bez ohledu na to, zda bylo v dané agendě uplatněno vůči jinému úřadu, který v agendě působí).
- Kdy se může úředník podívat do REZA na plné moci občana?
Úředník se na plné moci občana „podívat“ pouze v případě, že plná moc byla vůči úřadu výslovně uplatněna.
- Proč musí úředník vypisovat důvod, aby mohl nahlížet na plné moci občana?
Platí zde princip oprávněného zájmu a mlčenlivosti. Zavedení plné moci občanem do REZA není aktem jejího uplatnění, a tedy úředník nemá automaticky oprávnění tuto plnou moc vidět. Vložení důvodu tedy umožňuje zpětně ověřit jak a proč se úředník na plnou moc „podíval“. Tato informace je poskytována i občanovi jako výpis o využívání údajů v základních registrech a občan může vznést námitku vůči tomuto nahlížení. Jde tedy především o ochranu úředníka – měl prokazatelný důvod k nahlížení na tuto plnou moc.
- Kdy se může úředník podívat na všechny děti, které občan může zastupovat?
Toto může provést pouze v případě úředního procesu, ve kterém je potřeba identifikovat všechny děti občana.
- Uvidí úředník i již neplatné plné moci?
Již neplatné plné moci jsou uloženy v AIS REZA a úředník může tyto plné moci vyhledat. Platí zde stejný princip jako při nahlížení do registru zastupování. Tedy může vyhledat pouze takové plné moci, které byly vůči agendě, kterou vykonává, uplatnitelné a musí uvádět důvod vyhledání této historické plné moci.
- Jaké typy šablon pro vystavení plných mocí jsou nyní dostupné?
Přehled šablon je uveden na REZA AIS (gov.cz) a je průběžně aktualizován.
- Jak v administraci připravit novou šablonu?
Příprava nové šablony je dostupná na portálu REZA AIS (gov.cz) po přihlášení prostřednictvím JIP v roli CR121703 – Správa katalogu typu oprávnění (přidělené lokálním správcem JIP)
- Jaké typy šablon pro vystavení plných mocí se chystají?
V současnosti je v procesu řada šablon Ministerstva dopravy týkající se připravovaných a existujících funkcionalit Portálu dopravy. Současně jsou v přípravné fázi šablony Ministerstva práce a sociálních věcí.
- Pokud si občan zaeviduje plnou moc, kdy ji úředník uvidí?
Poté, co ji zastupující vůči úřadu/úředníkovi uplatní. Do té doby úředník nemá oprávnění přístupu k plné moci (nemůže si REZA prohlížet bezdůvodně).
- Musí být plná moc přijata zmocněncem?
Nikoli. Zmocněnec ji ani nemusí využít. V okamžiku, kdy platnou plnou moc použije ji tedy přijímá.
- Co má úředník dělat, když zmocněnec odmítne přijmout zmocnění?
Stejně jako v „papírovém světě“ postupuje tak, jako by plná moc nebyla uplatněna. Zmocněnec nemá povinnost plnou moc přijmout. Správný postup má vypadat takto:
- Existuje dohoda dvou stran o zastupování (písemná, ústní)
- Na základě této dohody zastupovaný vytvoří plnou moc v REZA
- Zastupující tuto plnou moc uplatní a tedy jí přijímá
Pokud tedy nebyla dohoda o zastupování a zastupovaný zaregistroval plnou moc z vlastní vůle bez vědomí zastupujícího, pak může nastat situace, kdy ji uplatní zastupovaný. V tomto okamžiku si úřad vždy musí ověřit u zastupujícího, že o této situací ví a souhlasí s ní.
- Proč úředník nevidí moje implicitní oprávnění?
Tato situace může nastat pouze v případě, že ve zdrojových systémech jsou vedeny nesprávné údaje. Pokud k této situaci dojde, pak úředník postupuje naprosto stejně jako u jiných případů referenčních údajů – založí reklamaci. Pokud má jiné podklady svědčící o daném oprávnění k zastupování, pak může pokračovat ve správním procesu na základě těchto podkladů i když není příslušná moc v REZA evidována.
- Proč úředník nevidí moje explicitní oprávnění?
V REZA mohou být vidět pouze ta explicitní oprávnění, která jsou v něm zastupovaným zaevidována. Jelikož občan nemá povinnost vytvářet plnou moc pomocí REZA a může i nadále používat papírovou plnou moc, nemusí být v principu v REZA všechny plné moci k nalezení.
- Úředník nevidí aktuální nacionále v oprávnění zastupovat.
Oprávnění k zastupování vede osobní údaj ve formě referenčního odkazu do ROB/ROS. Oprávnění k zastupování vydaná z REZA tedy vždy obsahuje údaje v souladu s údaji v ROS/ROB. Pokud úřad vychází z plné moci, kterou si získal v minulosti a neaktualizoval údaje nebo má ve svém systému údaje neaktuální, pak může dojít ke stavu, kdy úředník „nevidí“ aktuální údaje. Úředník tedy musí ověřit aktuálnost údajů ve svém informačním systému a pokud i pak bude mít pochybnost o aktuálnosti předaných údajů, reklamovat údaje v Registru obyvatel či Registru osob.
- Bude výpis z REZA opatřen pečetí?
Ano, pokud výpis z REZA bude poskytován mimo veřejnou správu, pak bude vždy opatřen pečetí. Pokud je předáván prostřednictvím referenčního rozhraní, pak stejně jako jiné údaje základních registrů opatřován pečetí není.
- Může dojít ke zrušení oprávnění nebo zápisu certifikátu z moci úřední? (úmrtí/zániku zmocněnce nebo zmocnitele?)
Ne. Pouze pro implicitní oprávnění je toto součástí procesu aktualizace dat.